Les halls ne sont plus faits comme avant, les containers restent sur le trottoir, le conseil syndical relance le syndic, qui relance le prestataire. À un moment, la question tombe : on change ?

Changer de société de nettoyage dans une copropriété n’a rien de compliqué. Mais si l’ordre des étapes n’est pas respecté, on se retrouve avec un contrat qui se reconduit tout seul, ou avec trois semaines sans personne dans l’immeuble. Voici comment nous conseillons de faire, de notre côté de la table.

1. Lister ce qui ne va pas, précisément

« Ce n’est pas propre » ne suffit pas, ni pour négocier avec le prestataire actuel, ni pour écrire la suite. Notez des faits :

quelles zones ne sont pas faites (paliers du dernier étage, ascenseur, local vélos…) ;
les jours où les containers ne sont pas sortis ;
les encombrants restés plusieurs semaines ;
les appels restés sans réponse.

Parfois, cette liste suffit à régler le problème avec l’entreprise en place. Sinon, elle servira de base au nouveau cahier des charges.

2. Relire le contrat en cours

C’est l’étape qu’on oublie, et c’est celle qui coûte le plus cher quand on la rate. Cherchez dans le contrat :

la date d’échéance et la durée (un an, trois ans…) ;
le préavis de résiliation ;
la forme demandée pour résilier, en général une lettre recommandée avec accusé de réception ;
la reconduction tacite : si le préavis est dépassé, le contrat repart pour une période entière.

Notez la date limite d’envoi de la résiliation et remontez le calendrier à partir de là. Il faut que l’assemblée générale (ou la décision du syndic) arrive avant.

3. Écrire un cahier des charges

C’est la pièce la plus importante. Sans lui, chaque entreprise chiffre ce qu’elle imagine, et vous comparez des devis qui ne parlent pas de la même chose.

Un bon cahier des charges de copropriété précise, pour chaque zone (voir notre modèle de cahier des charges détaillé) :

ce qui est fait : sols du hall, vitres de la porte d’entrée, boîtes aux lettres, escaliers, paliers, cabine d’ascenseur, local poubelles, abords ;
à quelle fréquence : par exemple, hall deux fois par semaine, escaliers une fois par semaine, vitres une fois par mois ;
les containers : qui les sort, qui les rentre, quels jours ;
les prestations ponctuelles : décapage annuel des sols, enlèvement des encombrants, vitrerie en hauteur ;
le contrôle : comment le syndic et le conseil syndical savent que le passage a été fait.

Ce dernier point fait souvent la différence. Chez nous, l’agent remplit une feuille de passage affichée dans l’immeuble à chaque visite, et le syndic reçoit un compte rendu par mail. Quelle que soit l’entreprise retenue, exigez une preuve de ce type.

4. Mettre plusieurs entreprises en concurrence

La loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété (article 21) prévoit que l’assemblée générale fixe un montant de contrat au-delà duquel le syndic doit mettre plusieurs entreprises en concurrence. Vérifiez ce seuil dans vos procès-verbaux d’AG.

Dans tous les cas, demandez deux ou trois devis, et faites visiter l’immeuble à chaque entreprise. Un devis fait sans visite, c’est soit un prix gonflé pour se couvrir, soit un prix trop bas qui ne tiendra pas.

5. Comparer autre chose que le prix

À cahier des charges égal, les prix se tiennent souvent. Ce qui change, c’est la façon de travailler. Posez ces questions :

Qui répondra au téléphone ? Un standard, un chef d’équipe, le gérant ?
Que se passe-t-il quand l’agent est absent ? Y a-t-il des remplaçants, ou le passage saute-t-il ?
Est-ce le même agent chaque semaine ? Un agent qui connaît l’immeuble voit ce qui ne va pas.
Quelles preuves de passage ? Feuille, photos, compte rendu.
Les papiers sont-ils à jour ? Attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et attestation de vigilance URSSAF. Pour un contrat d’au moins 5 000 € HT, le donneur d’ordre doit vérifier cette attestation à la signature, puis tous les six mois.

6. Organiser la transition

Une fois l’entreprise choisie et la résiliation envoyée dans les délais :

fixez la date de démarrage pour qu’il n’y ait pas de trou entre l’ancien et le nouveau prestataire. Chez nous, le premier passage a lieu une semaine après la signature ;
prévoyez les clés, badges et codes pour le jour du démarrage ;
faites un tour de l’immeuble avec la nouvelle entreprise le premier jour, pour partir sur une base claire ;
posez la question de l’agent en place. Dans le secteur de la propreté, la convention collective prévoit, sous conditions, la reprise par la nouvelle entreprise du personnel affecté au site. C’est souvent une bonne nouvelle : l’agent connaît déjà les lieux.

En résumé

Lister les problèmes, avec des faits.
Relire le contrat : échéance, préavis, forme de la résiliation.
Écrire un cahier des charges précis.
Faire visiter l’immeuble à plusieurs entreprises.
Comparer la façon de travailler, pas seulement le prix.
Préparer le démarrage pour qu’il n’y ait aucun trou.

Vous gérez un immeuble à Nantes ou en Loire-Atlantique et vous pensez à changer de prestataire ? Nous visitons l’immeuble gratuitement et vous remettons un cahier des charges et un devis sous 48 h, prêts à présenter en assemblée générale. Appelez-nous au 02 40 06 77 17 ou demandez une visite.

L’équipe SBO Propreté

Changer de société de nettoyage en copropriété : la marche à suivre