Quand l’entretien d’un immeuble se passe mal, on accuse souvent l’entreprise de nettoyage. Très souvent, le vrai problème est en amont : personne n’a écrit précisément ce qui devait être fait. Le contrat dit « entretien des parties communes », chacun l’interprète à sa façon, et le conseil syndical se retrouve à arbitrer des désaccords sans base écrite.

Le cahier des charges règle ça. C’est la pièce qui permet de comparer des devis sur la même base, puis de contrôler le travail une fois le contrat signé. Voici ce qu’il doit contenir, rubrique par rubrique.

1. La description de l’immeuble

Une entreprise ne peut chiffrer correctement que ce qu’elle connaît. Commencez par décrire les lieux :

le nombre de bâtiments, d’entrées et d’étages ;
les ascenseurs ;
la nature des sols : carrelage, sol souple, moquette, béton ;
le local poubelles et le nombre de containers ;
les parkings, caves, locaux vélos et cours ;
l’emplacement du local ménage et du point d’eau.

Même avec cette description, demandez toujours une visite avant le devis.

2. Les tâches, zone par zone, avec leur fréquence

C’est le cœur du document. Pour chaque zone, indiquez ce qui est fait et à quel rythme. Par exemple :

Hall d’entrée : balayage et lavage des sols, vitres de la porte, boîtes aux lettres, interrupteurs et poignées ;
Escaliers et paliers : balayage et lavage, rampes, plinthes ;
Ascenseur : sol de la cabine, parois, miroir, portes palières ;
Local poubelles : lavage du sol, nettoyage des containers ;
Abords : ramassage des papiers et des déchets.

La fréquence dépend de l’immeuble : nombre de logements, passage, présence d’enfants ou de commerces. Un hall très fréquenté se fait plus souvent que les paliers du dernier étage. Écrivez-la noir sur blanc pour chaque zone, plutôt qu’un nombre de passages global pour tout l’immeuble.

3. La sortie et la rentrée des containers

Ce point mérite sa propre ligne, parce que c’est l’un des premiers sujets de réclamation des copropriétaires. Précisez :

qui sort les containers et qui les rentre ;
les jours de collecte, pour chaque type de déchet ;
ce qui se passe les jours fériés, quand la collecte est décalée.

4. Les prestations périodiques

Certaines tâches ne se font pas à chaque passage, mais une ou quelques fois par an. Listez-les avec leur rythme :

vitrerie des parties communes, cages d’escalier, verrières ;
décapage et protection des sols carrelés ou souples ;
nettoyage des parkings et des caves ;
shampouinage des moquettes, s’il y en a.

5. Les prestations à la demande

Les imprévus arrivent toujours : encombrants déposés devant le local poubelles, tags dans le hall, dégât des eaux, logement à remettre en état. Prévoyez dans le cahier des charges comment ils sont traités (pour les encombrants, voir aussi qui les enlève et qui paie) :

qui signale le problème ;
le délai d’intervention attendu ;
la façon dont le prix est fixé : devis au cas par cas ou tarif convenu à l’avance.

6. Le contrôle et le suivi

Sans contrôle, le meilleur cahier des charges reste théorique. Demandez :

une preuve de chaque passage : feuille de passage affichée dans l’immeuble, photos ou compte rendu ;
un interlocuteur nommé côté entreprise, joignable directement ;
un délai de réponse aux réclamations ;
des visites de contrôle avec le conseil syndical, par exemple une ou deux fois par an.

Chez nous, l’agent remplit une feuille de passage à chaque visite et le syndic reçoit un compte rendu par mail. Quel que soit le prestataire, exigez un dispositif de ce type.

7. Les remplacements

Un agent malade ou en congé, cela arrive. La question est de savoir si le passage saute ou s’il est assuré. Le cahier des charges doit dire comment l’entreprise remplace ses agents absents, et si le syndic est prévenu.

8. Les produits et le matériel

Précisez que les produits et le matériel sont fournis par l’entreprise. Si la copropriété le souhaite, vous pouvez demander des produits écolabellisés. Indiquez aussi où ils sont stockés, et que le local ménage doit rester rangé.

9. Les clauses administratives

Enfin, quelques points à faire figurer, ou à vérifier dans le contrat :

la durée du contrat, le préavis et la forme de la résiliation ;
la révision du prix : à quelle date et selon quel indice ;
l’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ;
l’attestation de vigilance URSSAF, à vérifier à la signature puis tous les six mois pour un contrat d’au moins 5 000 € HT ;
en cas de changement de prestataire, la question de la reprise de l’agent en place, prévue sous conditions par la convention collective de la propreté.

La liste à garder sous la main

Description de l’immeuble.
Tâches et fréquences, zone par zone.
Sortie et rentrée des containers.
Prestations périodiques.
Prestations à la demande.
Contrôle et suivi.
Remplacements.
Produits et matériel.
Clauses administratives.

Vous préparez un appel d’offres pour un immeuble à Nantes ou en Loire-Atlantique ? Nous visitons l’immeuble gratuitement et nous vous remettons un cahier des charges et un devis sous 48 h, prêts à présenter en assemblée générale. Appelez-nous au 02 40 06 77 17 ou demandez une visite.

Pour la suite, lisez aussi notre guide : changer de société de nettoyage en copropriété.

L’équipe SBO Propreté

Que doit contenir le cahier des charges de nettoyage d’une copropriété ?